Att välkomna en ny medarbetare handlar om så mycket mer än att bara visa skrivbordet. En genomtänkt onboardingprocess är en strategisk investering. Den betalar sig genom ökad produktivitet, minskad personalomsättning och ett starkare arbetsgivarvarumärke. Företag som ger nyanställda rätt förutsättningar från början skapar en engagerad och produktiv arbetsstyrka.
Onboarding är en lönsam investering
En lyckad onboardingprocess är avgörande. Nya medarbetare ska snabbt känna sig välkomna, trivas och bli produktiva. Det handlar om att ge dem rätt förutsättningar. En bristfällig introduktion ökar risken för att en medarbetare slutar inom ett år. En bra onboarding leder däremot till ökad trivsel och minskad sjukfrånvaro. Företag med en effektiv onboarding kan se en produktivitetsökning på upp till 70%, jämfört med de som saknar struktur, enligt studier som Framfot hänvisar till. Siffrorna visar att en bra introduktion inte är en kostnad, utan en lönsam investering.
Onboardingprocessens viktigaste delar
En effektiv onboardingprocess fokuserar på flera nyckelområden. Dessa bör anpassas efter den nyanställdes behov och roll.
Första intrycket genom Preboarding
Kontakten med den nyanställda bör etableras tidigt. Ett välkomstmeddelande eller en inbjudan till sociala evenemang kan göra stor skillnad. Det visar att företaget ser fram emot att välkomna den nya medarbetaren. Att, som Inhouse föreslår, skicka välkomstmaterial och praktisk information några veckor innan starten minskar osäkerhet.
Tydlig struktur
En välorganiserad start är A och O. Planera introduktionen, informera personalen, förbered utrustning och skapa ett schema. Ge tillgång till digitala resurser, som personalhandbok, och förbered arbetsuppgifter. Enligt Zervicepoint bör en introduktionsplan innehålla praktiska uppgifter och information om förmåner.
Stöd genom mentorskap och fadderskap
Att ha en mentor eller fadder är ovärderligt. En mentor är ofta en erfaren kollega som ger långsiktigt stöd i karriärutvecklingen. En fadder, å andra sidan, fokuserar mer på den första tiden och hjälper till med praktiska frågor och social integrering. KTH beskriver i sitt introduktionsprogram hur detta skapar trygghet.
Digital onboarding
Digital onboarding är centralt, speciellt vid distansarbete. Använd videomöten, digitala fikor och skärmdelning. Detta skapar en personlig introduktion även på distans. Hybridarbete ställer högre krav på introduktionen, påpekar Castellum. Regelbundna incheckningar via video är bra för att stämma av och skapa dialog, vilket även Framfot förespråkar. Använd gärna onboarding-programvara, som Capterra tipsar om, för administration och utbildning. Verktyg som Asana, Basecamp eller Trello kan användas för checklistor.
Vad lagen säger om introduktion
Arbetsmiljölagen och Lagen om Anställningsskydd (LAS) kräver att arbetsgivare informerar om villkor och förhållanden. Det gäller information om arbetsuppgifter, anställningsform, lön och arbetstider. Crona Software ger en detaljerad genomgång. Att inte uppfylla kraven kan leda till skadestånd.
Anpassad Onboarding
Anpassa introduktionen individuellt. Det är en av de viktigaste metoderna för effektiv onboarding. Crona Software och Medarbetarwebben betonar detta. En skräddarsydd introduktion ger rätt information och stöd.
Fackförbundens roll i introduktionen
Fackförbund kan ge information och stöd till nyanställda. Saco-S har en presentation för introduktion av nyanställda i statlig sektor.
Vanliga misstag att undvika
Ett vanligt misstag är att ha en för kort introduktion. Onboarding är en process som sträcker sig över tid. Ett annat misstag är bristande kommunikation, både före och under introduktionen. Glöm inte heller att involvera den nyanställde i planeringen. Att inte ha en tydlig plan eller att överösa med information på en gång är andra fallgropar.
Uppföljning och förbättring
Följ upp och utvärdera onboardingen kontinuerligt. Be om feedback, följ upp introduktionen och använd data för förbättring. Regelbundna samtal är viktiga, betonar Prevent och Vindelns kommun. Samla systematiskt in feedback för att ständigt förbättra.
Långsiktigt engagemang
Onboarding handlar om att skapa långsiktigt engagemang. En strukturerad introduktion, med fokus på preboarding, tydlighet, mentorskap och digital anpassning, är grunden. Kombinera detta med uppföljning och kompetensutveckling. Kom ihåg, som Prevent påpekar, att en ny kollega påverkar hela teamet. Onboarding är en investering i både individen och företaget.